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Version: 2.0.0

Data Gouvernance

Introduction : Cadre et process de gouvernance de données​

Cadre de data gouvernance : modèle en couches​

La gouvernance de données regroupe l'ensemble des processus, rôles, politiques et outils permettant de garantir la qualité, la sécurité, la conformité et la valorisation des données de l'entreprise.

Modèle en couches de la Data Gouvernance : Data Gouvernance, Data Gouvernance Fédérée, Data Gouvernance Opérationnelle

Pour une data gouvernance opérationnelle avec Orkestra​

ORKESTRA met à disposition un ensemble de fonctionnalités permettant de répondre à l'ensemble des points clés de la Gouvernance. Dans ce guide, nous nous attacherons à expliquer :

  • La configuration des règles de Gouvernance
  • L'application des règles de gouvernance

Réponse opérationnelle d'Orkestra au modèle en couches de la Data Gouvernance, avec pour chaque brique opérationnelle la fonctionnalité Orkestra associée (Datafabrik, Étiquette contextualisée, Feux tricolores, Gouvernance & Datashop, Logs & Supervision, Traçabilité)

Présentation générale des règles de gouvernance​

  • Un pack de règles de gouvernance est disponible dans l'offre Orkestra.
  • Ces règles de gouvernance prédéfinies regroupent plusieurs valeurs de règles. Les valeurs de règles peuvent être liées entre elles.
  • Les règles de gouvernance sont associées à un objet étiqueté, lors de sa création, pour une application sur l'étiquette générée.

Présentation générale des règles de gouvernance disponibles (Approbation, Certification, Confidentialité, Diffusion (Périmètre), Diffusion (Etat), Archivage, Suppression) et de leurs valeurs possibles, regroupées en Validation, Partage et Purge

Synthèse du process de la Gouvernance dans Orkestra​

  1. Définition des utilisateurs (voir guide dédié)
    1. Rôle sur les règles de gouvernance
  2. Définition d'un objet étiqueté (voir guide dédié)
    1. Choix des règles de Gouvernance
  3. Définition d'une Utd (voir guide dédié)
    1. Association module et règles de gouvernance
  4. Production étiquetée dans Data Fabrik (voir guide dédié)
    1. Gestion des habilitations
  5. Application des règles de Gouvernance
    1. Appliquer une règle de gouvernance
    2. Permettre la diffusion de la donnée
    3. Cinématique production / gouvernance / diffusion / Data Shop
    4. Consulter des contextes d'étiquettes
    5. Accès à la qualité de données

9 étapes spécifiques à la gestion des règles de gouvernance​

Etapes de préparation :

  • 1ère étape : rôles utilisateurs
    • Prérequis pour gérer les habilitations
  • 2ème étape : choix des règles de gouvernance
    • Parmi la liste des règles disponibles, sélectionner par objet étiqueté celles applicables
  • 3ème étape : association des règles de gouvernance par module
    • Indication par module si la production est liée à des règles de gouvernance
  • 4ème étape : gestion des habilitations
    • Identification des utilisateurs pouvant gérer les règles de gouvernance des productions

Etapes de production :

  • 5ème étape : suivi de la gouvernance
    • Modifier les valeurs des règles par étiquette pour actualiser vos jeux de données
  • 6ème étape : diffusion de la donnée
    • Gestion des accès aux jeux de données produits
  • 7ème étape : cinématique globale
    • Facilitation sous Orkestra pour enchaîner logiquement les étapes 5 et 6

Etapes de consultation :

  • 8ème étape : consulter les contextes étiquettes
    • Accès aux informations décrivant chaque jeu de données
  • 9ème étape : accès à la qualité des données
    • Accès au détail des qualifications des jeux de données produits

PREREQUIS ORKESTRA : Préparation à la gestion des règles de gouvernance​

Etape 1 : Rôles utilisateurs​

  • Définition des utilisateurs pouvant gérer les règles de gouvernance produites
    • Les utilisateurs ayant le rôle « Super-Admin » : ces utilisateurs pourront modifier toutes les règles de gouvernance produites.
  • Les utilisateurs ayant le rôle « Créateur » et/ou « Administrateur »
    • Ces utilisateurs seront éligibles lors de l'affectation d'utilisateurs pour modifier les règles de gouvernance d'une future production (voir ci-dessous à l'étape 4).

Menu Paramètres

  • Administration / Utilisateurs / Habilitations

Menu Paramètres > Administration > Utilisateurs / Habilitations

Fenêtre d'ajout d'un rôle pour un utilisateur, avec l'application Data Gouvernance et le choix du rôle (Créateur, Super-Admin, etc.)

Etape 2 : Choix des règles de gouvernance​

Le choix s'effectue en 2 temps :

  • 1er temps : la liste des règles disponibles sous Orkestra
    • Cette liste n'est pas modifiable, elle pourra évoluer avec les versions d'Orkestra.
    • Chaque règle prédéfinie a des caractéristiques spécifiques (voir sections suivantes).
  • 2nd temps : le choix des règles applicables par modèle d'étiquette
    • A chaque objet étiqueté, il est possible d'indiquer parmi les règles disponibles celles qui seront applicables et ainsi à chaque étiquette qui sera générée seront associées les règles applicables (voir mode opératoire ci-dessous).

1) Liste des règles disponibles : consultation des informations générales​

Menu Management

  • Etiquettes Manager / Personnalisation des règles / règles de gouvernance

  • Un pack de règles de gouvernance de données est disponible dans Orkestra.

  • Ces règles ne sont pas modifiables.

  • Ce pack de règles est attaché automatiquement à tous les objets étiquetés (voir guide sur la définition d'un objet étiqueté).

  • Pour chaque règle nous retrouvons :

    • Un code unique
    • Un libellé expressif
    • Une description détaillée explicative
    • Un axe temporel :
      • Aucune : la règle n'a pas de notion de temps.
      • Durée : il sera possible de définir une durée en jours pour la validité de la règle (exemple : un modèle d'étiquette sera approuvé pour une durée de 30 jours).
      • Période : il sera possible de définir une période en jours pour la validité de la règle (exemple : un modèle d'étiquette sera diffusable pour une période de 60 jours).
      • Échéance : il sera possible de définir un nombre de jours qui donnera la date d'application de la règle (exemple : un modèle d'étiquette sera archivé au bout de 90 jours).

Écran Étiquette Manager > Personnalisation des règles > Règles de gouvernance, listant les règles disponibles avec leur code, leur libellé, leur description et leur limite temporelle

1) Liste des règles disponibles : consultation des valeurs possibles par règle​

Menu Management

  • Etiquettes Manager / Personnalisation des règles / valeur des règles

A ces règles sont associées des propriétés :

  • Ordre affichage : la liste des valeurs pour la règle concernée est affichée dans l'ordre indiqué au moment de la saisie d'une valeur (voir chapitre « Saisir une valeur de règle de gouvernance »).
  • Départ limite temps ? (O/N) : indique si à la valeur de la règle est associée une date à partir de laquelle l'échéance est atteinte.
  • Action : pour l'instant, définie virtuellement (pas d'action concrètement déclenchée par Orkestra).
  • Valeur après échéance : au moment de l'affichage des règles de gouvernance disponibles pour une étiquette, c'est la valeur affichée par défaut après qu'une échéance est atteinte (voir chapitre « Saisir une valeur de règle de gouvernance »).
  • Valeur par défaut : au moment de l'affichage des règles de gouvernance disponibles pour une étiquette, c'est la valeur affichée par défaut pour une règle (voir chapitre « Saisir une valeur de règle de gouvernance »).

Onglet Valeur des règles montrant, pour chaque règle et valeur, l'ordre d'affichage, le départ limite temps, l'action, la valeur après échéance et la valeur par défaut

1) Liste des règles disponibles : consultation des règles liées​

Menu Management

  • Etiquettes Manager / Personnalisation des règles / valeur des règles liées

Des relations entre règles peuvent être définies. Ici entre les règles Approbation (valeur : Rejeté, Périmé), Certification (valeurs : Non certifié, Certification périmée) et Etat diffusion (Non diffusable).

Exemple : lorsque la règle Approbation prend la valeur Rejeté, la règle Certification prend la valeur Non diffusable.

Onglet Valeur des règles liées montrant les relations entre règles, par exemple Rejeté associé à Non diffusable et à Non certifiée

2) Configurateur : choix par objet étiqueté des règles applicables​

Menu Management

  • Etiquettes Manager / Configurateur / Objets étiquetés

  • Le configurateur permet de rendre applicable une ou plusieurs règles prédéfinies sur un objet étiqueté.

  • Les règles ainsi applicables seront disponibles pour chaque future étiquette générée.

  • L'ajout ou le retrait de nouvelles règles de gouvernance applicables n'a aucun impact sur les étiquettes déjà générées.

Écran Configurateur > Objets étiquetés, avec le choix de l'objet étiqueté et le tableau des règles applicables (code règle, valeur, applicable, échéance ou durée)

2) Configurateur : application ou non application d'une règle et ajout des informations temporelles​

Menu Management

  • Etiquettes Manager / Configurateur / Objets étiquetés

Pour appliquer une règle :

  1. Double cliquer sur la règle.
  2. Cliquer sur « Rendre applicable » et saisir des unités de temps pour l'échéance si besoin.
  3. Enregistrer.

Fenêtre « Éditer la règle » avec le choix « Rendre applicable » et la saisie d'une échéance ou durée

Etape 3 : Association règles de gouvernance / module​

  • Il faut indiquer par module s'il est soumis à des règles de gouvernance.
    • Ce choix sera utilisé lors d'une production pour afficher ou non la zone de désignation des utilisateurs qui auront les droits de modifier les règles de gouvernance.
    • L'action est à effectuer au niveau de la définition du module, via une case à cocher « Soumis aux règles de gouvernance ». Visible dans le tableau et modifiable en bas du pop-up d'édition.
    • Lors de la duplication d'une version de l'UTD, la valeur de ce champ est recopiée automatiquement pour chaque module.

Menu Management

  • UTD Manager / Déclaration / règles de gouvernance

Tableau des modules dans UTD Manager > Déclaration, avec la colonne « Soumis aux règles de gouvernance »

Fenêtre d'édition d'un module avec la case à cocher « Soumis aux règles de gouvernance »

Etape 4 : Gestion des habilitations​

  • Lors d'une production, il faut indiquer qui va pouvoir modifier les règles de gouvernance.
    • Une zone de sélection multi-utilisateurs dans l'écran de création d'une production UTD permet de désigner les responsables de la gouvernance des données associée.
    • Cette zone s'affiche uniquement si le module sélectionné est soumis à la gouvernance (voir étape 3).
    • Seuls les utilisateurs avec un rôle « Créateur » ou « Administrateur » dans l'application Data Gouvernance peuvent être sélectionnés (voir étape 1).
    • Il est possible de rechercher dans ce champ sur le nom et le prénom.
    • Si une production équivalente (même UTD + module) a déjà été réalisée, les responsables précédemment désignés sont proposés par défaut.
    • Le champ reste modulable avant validation et n'est pas requis ; dans ces conditions, seuls les profils Super-Admin sur l'application « Data gouvernance » pourront mettre à jour les règles de gouvernance.

Écran de création d'une nouvelle production, avec le champ « Responsable(s) de la data gouvernance »

PRODUCTION : Appliquer une règle de gouvernance sur une étiquette​

Etape 5 : Suivi de la gouvernance​

  • L'objectif est de mettre à jour la ou les règles de gouvernance associée(s) à une production réalisée (voir étape 2).
  • Il faut que la production soit associée à un module soumis aux règles de gouvernance (voir étape 3).
  • Il faut que l'utilisateur soit habilité à l'application « Data gouvernance » (voir étapes 1 et 4).
  • Pour retrouver les règles de gouvernance à mettre à jour, il y a 2 moyens :
    • Possibilité 1 : Sélection d'une étiquette à partir d'un numéro de demande.
    • Possibilité 2 : Sélection d'une étiquette par recherche multicritères.

Recherche de l'étiquette sur laquelle appliquer une règle — Possibilité 1​

Sélection d'une étiquette à partir d'un numéro de demande :

  1. Sélectionner le numéro de demande.
  2. Double cliquer sur la ligne de la règle dont on veut saisir la valeur.

Onglet Actions de gouvernance listant les règles à mettre à jour pour une étiquette, associées à un numéro de demande

Saisir la valeur de la règle : exemple de la règle « Certification »​

  1. Saisir la valeur.
  2. Valeur saisie.

Menu Général

  • Data gouvernance / Actions de gouvernance

Menu Général > Data gouvernance > Actions de gouvernance

Fenêtre « Éditer la règle » pour la règle Certification, avec sélection de la valeur

Recherche de l'étiquette sur laquelle appliquer une règle — Possibilité 2​

Sélection d'une étiquette par recherche multicritères :

B) Recherche par filtre

  • Exemple : par module d'UTD.
  • Puis choix dans la liste des résultats d'étiquettes.

Résultat d'une recherche filtrée par module d'UTD, listant les étiquettes correspondantes

C) Recherche par filtre

  • Exemple : par étiquette.

Recherche filtrée par étiquette, affichant l'étiquette recherchée

Saisir la valeur de la règle : exemple de la règle « Approbation »​

  1. Double cliquer sur la ligne de la règle dont on veut saisir la valeur.
  2. Saisir la valeur.

Fenêtre de modification d'une règle avec sélection de sa valeur

PRODUCTION : Permettre la diffusion de la donnée​

Etape 6 : Diffusion de la donnée​

  • Par défaut les jeux de données produits ne sont pas visibles dans le Data Shop.
  • Il faut par étiquette préciser le mode d'accès :
    • Soit nominatif : en sélectionnant le ou les utilisateurs souhaité(s).
    • Soit public.
  • Suite à ces habilitations, les jeux de données seront accessibles via le Data Shop.

Menu Général

  • Data gouvernance / Actions de gouvernance / Gestion

1. Accès nominatif​

Fenêtre « Gestion express des habilitations » en accès nominatif, avec sélection d'un utilisateur

2. Accès public​

Fenêtre « Gestion express des habilitations » en accès public

PRODUCTION : Cinématique production / gouvernance / diffusion / Data Shop​

Etape 7 : Cinématique​

Concept​

Afin de simplifier le process général de la gouvernance, des « raccourcis » utilisateurs ont été intégrés. Ces raccourcis prennent la forme de liens hypertextes permettant de passer aisément de :

  • Une production
  • Aux résultats
  • Et donc à l'écran d'application de ses règles
  • Puis à la gestion de la diffusion
  • Et enfin au Data Shop.

Nous allons voir ici comment les étapes déclinées précédemment sont simplifiées pour la vision Métier.

1. De la production à l'application d'une règle​

A partir de la Data Fabrik, cliquer sur un n° de demande de production fait passer d'une production directement aux actions de Data gouvernance demandée.

Remarque

Le lien est disponible uniquement si des actions de gouvernance sont requises (voir plus loin : « Cinématique 4. Cas d'une étiquette sans actions de gouvernance à diffuser »).

Écran Data Fabrik > Production UTD, avec sélection d'un numéro de demande de production

2. De l'application d'une règle à celle de la diffusion​

A partir de la liste des actions, cliquer sur un n° de demande de production fait passer de Data gouvernance / Actions de gouvernance à Data gouvernance à l'écran de Gestion. Cet écran permet de pouvoir configurer la diffusion d'une étiquette.

Onglet Actions de gouvernance, avec le numéro de demande de production sous forme de lien

3. De la diffusion à l'accès au Data Shop​

Une fois la diffusion qualifiée, un clic sur l'étiquette permet d'accéder directement dans le Data Shop pour consulter l'étiquette et en télécharger le contenu.

Onglet Gestion, avec l'étiquette sous forme de lien

Fiche d'information de l'étiquette dans le Data Shop

4. Cas d'une étiquette sans actions de gouvernance à diffuser​

Si aucune règle de gouvernance n'est requise sur une production (sans lien hypertexte), il convient tout de même d'aller configurer la diffusion des étiquettes générées.

  • Accéder au menu Data gouvernance / Actions de gouvernance.
  • Cliquer sur l'onglet GESTION.
  • Configurer la diffusion d'une étiquette.

Écran Data Fabrik > Production UTD, avec une demande de production affichant l'infobulle « Aucune règles de gouvernance »

CONSULTATION : Accès aux données de contexte​

Etape 8 : Accès aux données de contexte​

Consultation des informations générales​

  • Recherche de l'étiquette grâce aux filtres.
  • Accès à l'étiquette et à ses informations descriptives : libellé, date, périmètre...

Écran Contexte de gouvernance, avec une recherche filtrée sur un mot-clé

Consultation des informations descriptives​

  • Clic sur le menu déroulant représenté par un triangle noir.
  • Accès aux informations descriptives : UTD, demandeur, référent...

Écran Contexte de gouvernance, avec le menu déroulant déplié affichant le numéro de demande, l'UTD et la description du module

Consultation de l'arborescence​

Accès à l'arborescence des étiquettes en :

  • Production : l'étiquette regardée est produite à partir de quelle(s) autre(s) étiquette(s) ?
  • Consommation : l'étiquette regardée est consommée par quelle(s) autre(s) étiquette(s) ?

Icône d'accès à l'arborescence d'une étiquette dans l'écran Contexte de gouvernance

Arborescence d'une étiquette avec les onglets Production et Consommation

CONSULTATION : Accès à la qualité des données​

Etape 9 : Accès à la qualité des productions​

Objectif : analyse plus fine et rapide des problèmes qualité les plus fréquemment rencontrés.

  • Accès aux informations concernant les demandes (Numéro, UTD, Module, Info Production) et leurs Qualifications.
  • Accès de façon détaillée à l'ensemble des règles traitées par production, quel que soit leur nombre.

Menu Général

  • Data gouvernance / Qualité des productions

Écran Qualité des productions, listant les demandes avec leur UTD, module, règle de qualification, qualification et nature